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Checkliste für Ihren Firmenumzug: Worauf sollten Sie im Vorfeld achten?

Ein Firmenumzug ist immer für alle Beteiligten eine Herausforderung. Bei der Verlagerung von Arbeitsplätzen oder dem kompletten Transfer eines Unternehmens sind sehr gute Planung und ein perfektes Timing unerlässlich, damit Sie morgen schon wieder durchstarten können. Wir sagen Ihnen, worauf Sie in Ihrem Unternehmen bei der Planung achten sollten.

Ein Umzug bringt immer viel Arbeit mit sich. Doch wenn ein Unternehmen seinen Standort wechselt, kommen noch einmal deutlich mehr Punkte auf Sie zu, die Sie beachten müssen. Hier den Überblick nicht zu verlieren, darin besteht die Schwierigkeit. Mit unserem professionellen Service stehen Ihnen die Logistikexperten unseres Unternehmens zur Seite. Wir sorgen dafür, dass Sie problemlos und ohne lange Ausfallzeiten Ihren Firmen- und Büroumzug meistern, inklusive „Umzugsdrehbuchs“. Doch worauf müssen Sie während der Planung achten? Hier finden Sie eine Checkliste, dank der Sie an alles denken.

Ein halbes Jahr vor dem Umzug

Sie haben ein neues Objekt gefunden? Egal ob es sich um Büroräume, eine Ladenfläche oder neue Hallen handelt, den Umzug sollten Sie früh beginnen zu planen. Nur so gestalten Sie die Vorgänge für Ihre Mitarbeiter möglichst stressfrei und vermeiden längere Ausfallzeiten.

Beginn der Planung

setzen Sie einen Zeitrahmen fest
klären Sie Transportwege
planen Sie Renovierungsarbeiten in alten und neuen Räumen

Holen Sie Angebote der Umzugsunternehmen ein

Besitzen Sie bestimmte Gerätschaften? Vor allem Kliniken und Praxen benötigen hier eine zuverlässige Handhabung.
Stellt die Firma Verpackungsmaterial zur Verfügung? Wir bieten Ihnen unseren umfangreichen Verpackungsservice.
Prüfen Sie die Zugänglichkeiten zum alten und neuen Gebäude und beantragen Sie gegebenenfalls Halteverbotszonen. Auch das übernehmen wir für Sie
Benötigen Sie eine Transportversicherung?
Kümmert sich die Spedition um den Ab- und Aufbau der Möbel? Diese Aufgabe übernehmen wir für Sie.
Können Sie nicht benötigtes Inventar einlagern? Wir bieten Ihnen Lagerräume und sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten.

Erbes & Heiser

Wir sind für Sie da.

Informieren Sie wichtige Personen und Stakeholder

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
Informieren Sie Ihren Vermieter.
Weisen Sie Kunden und Geschäftspartner auf künftige Verzögerungen im Betriebsablauf hin.

Drei Monate vor dem Umzug

Der Umzug rückt näher und so sollten Sie weitere Formalitäten klären. Lassen Sie rechtzeitig Anzeigen abändern. Nutzen Sie die Gelegenheit außerdem für eine Inventur und den Austausch alter Gerätschaften.

Informieren Sie wichtige Einrichtungen

Industrie- und Handelskammer
Finanzamt
weitere Behörden

Aktualisieren Sie Ihre Firmenadresse

Telefonbuch und Gelbe Seiten
Handelsregister
Anzeigen und Printprodukte
Briefpapier und Visitenkarten
Online-Brancheneinträge
Website

Prüfen Sie die technische Infrastruktur in den neuen Räumlichkeiten

Datensicherung
neuer, günstigerer Telefon- und Internetanbieter
Entsprechen Rechner, Drucker, Netzwerkeinrichtungen, Telefonanlagen und Software technischen Standards?

Inventur

aussortieren
Umzugsgüter inventarisieren
Unternehmen für eventuelle Entsorgung beauftragen. Auch hier helfen wir Ihnen.

Können Sie Ihr Archiv verkleinern?

Datenschutzkonforme Entsorgung: Beachten Sie hier bei gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Nutzen Sie alternativ unseren Archivservice. Wir bieten Ihnen passende Lagermöglichkeiten an.

Überdenken Sie die bisherige Anordnung Ihrer Arbeitsplätze

Skizzen und Einrichtungspläne erstellen
Wünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen
Inventar neu bestellen

Gewährleisten Sie postalische Erreichbarkeit

Nachsendeauftrag stellen
ummelden von Abonnements

Terminieren Sie die Reinigung der alten und neuen Räumlichkeiten

Lassen Sie nach Abschluss des Umzugs die alten Räume für die Übergabe renovieren und reinigen.
Planen Sie die Reinigung der neuen Räumlichkeiten direkt nach dem Umzug.

Informieren Sie Ihre Dienstleister über den anstehenden Umzug

Beauftragen Sie rechtzeitig die Firma für Installation und Konfiguration Ihres Firmennetzwerks und der Telefonanlagen.
Energieversorger

Ein bis zwei Wochen vor dem Umzug

Nun steht der Umzug direkt vor der Tür. Hier sollten Sie noch einmal klären, ob die Planung so verlaufen kann, wie Sie es sich vorstellen.

Lassen Sie sich noch einmal sämtliche Termine bestätigen

Handwerker
Umzugsunternehmen
Reinigungsservice

Bereiten Sie sämtliche Räume für die Übergabe vor

Zustand neuer Räume mit Vermieter prüfen
Nebenkostenabrechnungen klären
Übergabe terminieren
empfindliche Böden abdecken lassen
alle Schlüssel einfordern
Verpflegung für den Umzugstag planen
Nachbarn über Umzug informieren
Zählerstände in neuen Räumen prüfen und notieren

Kennzeichnen Sie das Inventar

Etiketten zum Beschriften der Möbel
Kisten kennzeichnen

Der Tag vor dem Umzug

neue Firmenräume reinigen lassen
restliche Objekte verstauen
Umzugskartons beschriften

Kontrolle auf Vorschäden

im neuen Treppenhaus
im alten Treppenhaus

Der Umzugstag

Nun ist der wichtige Tag gekommen. Wir stehen bei allen Vorbereitungen an Ihrer Seite und unterstützen Sie. Beim Umzug muss alles funktionieren, damit Sie Zeit und Nerven sparen, dafür sind wir da.

Übergabe der alten Firmenräume

Zählerstände ablesen
Kontrolle, ob Gegenstände vergessen wurden
Reinigung
Übergabe mit Übergabeprotokoll

Nach dem Umzug

Adressänderung auf Website vermerken
E-Mail-Signaturen anpassen
Belege und Umzugsrechnung für Steuererklärung sammeln
Schäden melden

Lassen Sie sich von den Umzugsexperten von Erbes & Heiser beraten. Wir übernehmen für Sie das komplette Umzugsmanagement und entlasten Sie bereits im Vorfeld von wichtigen Aufgaben bei der Planung.  

Interesse geweckt?

Wir haben Sie überzeugt? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf: Unseren Experten beraten Sie gerne für Ihren perfekten Umzug.